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北大研究生教育探索与实践 | 以学生为本,给管理赋能,助力研究生教育综改——北京大學研究生院持续推进信息化建设

編者按:近年來,北京大學深入推進研究生教育綜合改革,各院系在落實立德樹人根本任務、創新招生選拔機制、完善人才培養體系、加強導師隊伍建設等方面進行了一系列的探索和實踐,形成具有各自特色的經驗和成果。爲深入學習貫徹落實全國研究生教育會議精神,紮實推進新時代北大研究生教育發展,研究生院推出“北大研究生教育探索與實踐”系列報道,集中展示各院系在研究生培養方面的特色和成果,供相互學習借鑒交流,進一步推進研究生教育質量提升。

近年来,随着就业和出国需要,研究生办理中英文成绩单、在学证明、学籍学历证明等需求越来越大。为了让3万余名在校研究生“少跑一趟路,少进一扇门”便能获得给便捷、高效、优质的服务,北京大學研究生院持续加强信息化建设,于2015年成立了研究生事务中心,联合计算中心自主开发研究生自助服务系统,同年在全国高校中率先全面实行自助服务体系;因疫情推迟开学和校园封闭管理期间,陆续推出校本部在读研究生中英文电子成绩单、毕业研究生电子成绩单和毕业证、学位证扫描件等在线综合服务;2020年秋季学期,新增学生自助注册机,试点运行自助注册。一系列信息化建设探索与实践与学校一站式网上办事大厅实现互补,实现“5+2”天“7×24”小时为在校生和毕业生提供服务,有效提升研究生教育管理水平,为北大研究生教育综合改革提供助力。

一站式證明打印,自助服務初嘗試

自2013年在中國學位與研究生教育學位信息管理委員會首次提出高校學生證明文件自助辦理的理念至今,研究生院以自助打印終端爲依托,探索建立並不斷完善自助服務體系。2013年,完成自助打印終端定制。2015年,面向畢業研究生成績單自助打印系統上線,成爲全國首家在自助機上實現機器自動在證明文件上蓋章的高校。2016年,覆蓋在校研究生,次年實現本研共用自助打印終端爲學生提供證明材料。自助服務理念輻射效果明顯,2019年,與學生自助服務系統同源的人事證明自助打印終端上線。2020年,學生工作部評選的學生獎勵獎學金證明在自助打印終端上線。

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自助打印終端

自助打印的學生證明材料

截至2020年12月,全校共部署供学生使用的自助打印終端15台(校本部12台,大兴1台、深研院2台),提供成绩单、证书、证明等学生材料30种,累计完成18万份研究生材料的自助打印。经过七年发展建设,北京大学研究生自助打印終端与服务系统呈现如下特点:

(一)硬件集成度高。目前使用的第二代自助終端,集成了電腦、觸摸屏、打印機、雙章蓋章機、IC卡讀卡器(讀取銀行卡等)、攝像頭(圖像采集)、校園卡讀卡器、身份證讀卡器、二維碼閱讀器(選配)、指紋儀(指紋采集與應用)等傳感器。

(二)軟件擴展性強。自助服務系統依托于北京大學已經建立起來的統一的數據服務平台——學生綜合信息管理服務系統,其他業務和功能已經拓展至本科生、教師等用戶角色和各院系、研究生院、教務部、學生工作部等職能部門。

(三)數據可利用廣。高校管理服務的關鍵是數據的管理和使用。學生自助服務系統的數據由研究生院、教務部、學生工作部等産生並維護,學生可以通過自助終端打印自己的各類證明材料,各管理部門也可以對學生使用的情況進行數據管理、分析、使用,爲改進服務方式、提高服務水平提供參考。

疫情防控新需要,推動在線服務

爲了滿足春季學期推遲開學、校園封閉管理期間在校生、畢業校友辦理成績單和其他證明材料需要,研究生院推出一系列在線綜合服務,爲在校生、畢業校友提供方便快捷服務。

2月14日起,通過掃描制作成績單和證明材料電子版、每周集中快遞紙質版等方式爲在校生和畢業校友提供服務。

5月18日,上線試運行校本部在讀研究生中英文電子成績單業務,提供由學校通過數字證書方式認證的“可信電子成績單”,在校生可通過校內門戶系統自行申請辦理。

在此基础上,为方便2020年夏季毕业研究生快捷申请和办理电子成绩单,解决未返校的2020年夏季毕业研究生在收到毕业证、学位证之前因就业需要使用证书的问题,分别于7月2日、8月6日两次校学位评定委员会会议后的第二天即上线相应批次學位授予毕业研究生电子成绩单和毕业证、学位证扫描件,供毕业生随时下载使用。

研究生畢業證、學位證掃描件

一系列在線化綜合服務取得良好效果。以畢業證、學位證掃描件爲例,下載系統上線24小時,2000余人完成了近6000次下載,下載人數占同期未返校畢業研究生總數的一半以上,有效滿足未返校畢業研究生的就業需求。

上新自助注冊機,服務類型再豐富

隨著疫情防控常態化,2020年秋季學期大部分學生返校,恢複了正常的校園生活,研究生院繼續推進自助綜合服務建設,以降低教務工作中師生面對面接觸和學生聚集風險,長期爲師生提供便捷服務。在自助打印證明文件基礎上,北京大學學生自助服務終端新增學生自助注冊機,並面向部分院系學生試點運行。

學生使用自助注冊機完成注冊

已繳納學費的同學攜帶本人校園卡和身份證前往自助注冊機,按照提示流程完成校園卡或身份證信息讀取、人臉照片現場采集,證件照片與人臉照片比對一致,即可完成自助注冊,平均用時僅15秒。

試點運行期間,4台自助注冊機分別位于新太陽學生中心一樓大廳、外國語學院民主樓101室、理科1號樓西1門和西2門,面向數學科學學院、信息科學技術學院、外國語學院、曆史學系(僅本科生)、信息管理系(僅本科生)以及深圳研究生院部分在京學生進行自助注冊。自助注冊機經過充分調試,目前運行平穩,實現自助注冊設計目標,2800余名學生順利完成自助注冊。

經過進一步優化完善,自助注冊機還將逐步開放新版學生證和研究生學生證自助加蓋注冊章、火車票學生優惠卡充磁等功能,自助注冊機數量和分布也將相應增加和完善,最終實現所有學生安全、准確、便捷進行注冊。

持續完善信息化系統,助力研究生教育綜改

自助服務終端高效運行離不開後台信息化系統支撐,信息化系統需要自助服務終端延伸服務,研究生院持續優化網上服務大廳等信息化系統,理順服務流程,優化在校生及畢業校友辦事體驗,提升管理服務水平,聯動自助服務終端,實現線上線下一站式流程融合、跨校區管理服務融合,促進研究生教育過程管理能力提升。

在现有研究生教育与管理信息化系统基础上,研究生院将统筹推进研究生招生管理信息系统、研究生招生网站、培养管理系统、研究生教學管理系统、專業學位管理系统升级改造,推进奖助系统优化、學位授予系统业务拓展,开发建设研究生课程评估、導師管理服务系统、学生自助注册系统、非学籍学生管理系统、学科设置管理系统、研究生教育創新計劃管理系统与研究生教育支持计划系统等,不断优化拓展信息化系统功能,为丰富自助服务终端类型和功能提供系统支持和数据支撑,助力研究生教育综合改革。

研究生院始終以研究生爲本,推進信息化建設,強化全過程管理,提供自助化、在線化服務,不斷提升服務水平。未來,研究生院將繼續加強信息化建設,不斷完善豐富研究生教育與管理信息化系統和自助服務終端類型和功能,主動適應新時代研究生教育改革發展需要,爲廣大研究生同學提供更多便利。

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